「ネットが遅い」「電話が不安定」——トラブルが起きた時、すぐに業者へ相談すべきか、もう少し様子を見るべきか。判断に迷う担当者は多いです。
早すぎる相談は無駄なコストになるかもしれない。でも、遅すぎると業務停止のリスクがある。
この記事では、業者相談が必要な5つのタイミングと、相談前に整理すべき情報を解説します。
1相談前に確認すべき3つのポイント
業者へ相談する前に、以下の3点を確認してください。これらの情報があると、原因特定がスムーズになります。
影響範囲の特定
1台だけか、複数台か、フロア全体か。影響範囲が広いほど緊急度が高く、業者対応が必要になります。
発生タイミングの記録
いつから発生しているか、特定の時間帯だけか、常時発生しているか。パターンがあれば原因特定の手がかりになります。
最近の変更点
機器の追加、レイアウト変更、設定変更など、直近1ヶ月以内の変更があれば記録してください。トラブルの原因になっている可能性があります。
業者へ相談すべき5つのタイミング
以下に1つでも該当する場合、業者への相談が必要です。
再起動しても数日以内に再発する
一時的に直っても繰り返す場合、根本原因が別にあります。機器の処理能力不足や配線の劣化が疑われます。
複数部署・フロア全体で発生している
影響範囲が広い場合、個別の端末ではなくネットワーク全体の構成に問題があります。
電話・VPN・会議システムに影響が出ている
複数のシステムに影響がある場合、ネットワーク機器の処理能力や帯域に問題があります。
原因が特定できない
「何をしても直らない」「原因が分からない」状態は、目に見えない配線や機器内部の問題です。専門機器による調査が必要です。
移転・増設・レイアウト変更の予定がある
事前に現状を確認しておくことで、移転後のトラブルを防げます。配線容量や機器の配置を事前に設計できます。
「様子を見る」期間は最大1週間です。1週間経っても改善しなければ相談してください。
3相談時に伝えるべき情報
以下の情報を整理しておくと、業者の対応がスムーズになります。
影響範囲
1台だけ / 部署単位 / フロア全体 / 全社
発生時期
いつから発生しているか / 特定の時間帯だけか / 常時発生しているか
試した対応
再起動したか / ケーブルを交換したか / 設定を変更したか
最近の変更
機器の追加 / レイアウト変更 / 人員増加 / 移転
機器の情報
ルーター・スイッチングHUB、サーバーラックのメーカー / 導入時期 / 接続台数
相談を先延ばしにした場合のリスク
業務効率の継続的な低下
「遅いけど使える」状態が続くと、社員全体の生産性が下がります。月単位で見ると大きな損失になります。
突然の完全停止
劣化した機器や配線は、ある日突然完全に止まります。その時は緊急対応になり、復旧まで数日かかることもあります。
緊急対応による費用増加
計画的に対応すれば通常費用で済むものが、緊急対応になると1.5〜2倍の費用がかかります。
取引先への信用低下
会議が不安定、メールが遅延——外部とのやり取りに支障が出ると、取引先からの信用を失う可能性があります。
まとめ
再発する・複数部署で発生・原因不明——この3つは業者相談が必要です。
「様子を見る」期間は最大1週間。改善しなければ相談してください。
影響範囲・発生時期・試した対応を整理しておくと、対応がスムーズです。
先延ばしにすると、緊急対応による費用増加と業務停止のリスクがあります。